La privacy nel condominio è un tema affrontato dal Garante della privacy che ha predisposto un sintetico manuale che affronta i temi più caldi in materia di trattamento di dati personali, prendendo in esame i casi che più frequentemente emergono nella vita condominiale, dall’assemblea all’accesso agli archivi, dalle comunicazioni agli interessati ai rapporti con l’amministratore.
L’amministratore può essere nominato dall’assemblea quale “responsabile del trattamento” dei dati personali con lo scopo di contemperare le esigenze di trasparenza con quelle di riservatezza.
I dati personali che può trattare sono unicamente quelli che non eccedono le finalità di gestione ed amministrazione (dati anagrafici, indirizzo ecc.).
Possono, inoltre, essere utilizzati:
- i numeri di telefono fisso, cellulare o indirizzo di posta elettronica se già indicati in elenchi pubblici o forniti direttamente dal condomino, fermo restando il fatto che il loro utilizzo deve essere ponderato secondo le regole del buon senso;
- i dati sensibili (stato di salute) o giudiziari, indispensabili per l’amministrazione del condominio.
Se sono trattatati dati che riguardano terze persone, queste ultime devono essere informate sulle finalità e le modalità del trattamento stesso. L’amministratore ha, infine, l’obbligo di:
- conservare la documentazione relativa ai condomini (cartacea o telematica);
- predisporre misure di sicurezza per proteggere i dati, specie se sensibili;
- comunicare ai condomini i propri dati anagrafici e professionali (codice fiscale e, se si tratta di società, la sede legale e la denominazione). Tali dati devono essere portati a conoscenza dei condomini mediante affissione nel condominio.
Il Garante della Privacy ha chiarito, a seguito delle novità introdotte dalla legge n. 220 del 2012, alcuni aspetti della normativa ribadendo, in tema di trattamento dei dati personali, che l’amministratore può trattare solo informazioni pertinenti e non eccedenti le finalità da perseguire. In sintesi, l’amministratore può:
- acquisire le informazioni che consentono di identificare e contattare i singoli partecipanti al condominio – siano essi proprietari, usufruttuari, conduttori o comodatari – chiedendo le generalità comprensive di codice fiscale, residenza o domicilio;
- può chiedere, inoltre, i dati catastali: la sezione urbana, il foglio, la particella, il subalterno e il Comune. Non può invece chiedere, perché risulterebbe eccedente, copia della documentazione come, ad esempio, l’atto di compravendita in cui sono riportati i dati.
I dati da raccogliere per quanto riguarda le “condizioni di sicurezza”, riguardano le parti in comune dell’edificio e non le singole unità immobiliari.
L’assemblea Il vademecum stabilisce che, qualora all’assemblea partecipino soggetti terzi (tecnici e consulenti chiamati per discutere su particolari questioni come l’approvazione di specifici lavori che richiedono una consulenza), questi ultimi possono rimanere solo per trattare quel determinato punto per cui è richiesta la loro presenza dall’ordine del giorno. L’assemblea può essere videoregistrata (le registrazioni devono essere custodite) con il consenso informato di tutti i partecipanti.
La bacheca condominiale
Il Garante della privacy ha previsto che nella bacheca condominiale:
- non possono essere inserite comunicazioni concernenti i dati personali dei singoli condomini;
- non possono essere affissi i verbali di assemblea per i condomini assenti;
- non possono esservi contenute comunicazioni circa la morosità (che consiste nel ritardo nel pagamento delle spese condominiali) di uno o più condomini (argomento che può essere oggetto di discussione in assemblea).
La gestione trasparente del condominio
Ogni condomino, in tema di trasparenza, ha diritto a conoscere:
- tutte le informazioni e i dati raccolti che lo riguardano;
- le spese e gli inadempimenti degli altri condomini, ad esclusione di quelle al di fuori dell’ambito condominiale per le quali vi è il divieto di diffusione.
L’amministratore ha l’obbligo di:
- comunicare ai creditori che ne facciano richiesta, i dati dei condomini morosi;
- aprire un conto corrente postale o bancario intestato al condominio per farvi transitare le somme percepite a qualsiasi titolo per conto del condominio stesso. Ogni condomino ha diritto di prendere visione ed estrarre copia del rendiconto periodico, infatti, il Garante della Privacy ha specificato che ad ogni condomino è consentito di accedere alla documentazione e agli estratti bancari e/o postali del Condominio, tramite l’amministratore, e di ottenere copia senza alcuna limitazione (anche se contengono dati personali riferiti a terzi).
La videosorveglianza
In tema di installazione di videocamere di sorveglianza, occorre distinguere:
- salvaguardia delle singole proprietà immobiliari: si ha nel caso in cui il singolo condomino installi tali apparecchi per fini esclusivamente personali e nell’ambito del proprio appartamento. Non si applicano, in tal caso, le norme sulla privacy;
- controllo delle aree comuni: devono, in tal caso, essere adottate sulle le misure previste dal Codice della privacy.
Questi i principali obblighi previsti dalla normativa sulla privacy:
- le telecamere devono essere segnalate con appositi cartelli;
- le registrazioni devono essere conservate per un periodo non maggiore di 24-28 ore (la necessità di un periodo più lungo deve essere verificata dal Garante);
- le telecamere devono riprendere solo le aree comuni;
- i dati ripresi devono essere protetti con apposite misure di sicurezza;
- l’installazione di tali apparecchi deve essere deliberata dall’assemblea con un numero di voti che rappresenti la maggioranza degli intervenuti e almeno la metà del valore dell’edificio.
Alle apparecchiature di videosorveglianza sono equiparati i videocitofoni a cui sono applicate per analogia le regole di cui sopra, salvo che siano installati da persone fisiche per uso strettamente personale.
Il condominio digitale
Su richiesta dell’assemblea, che delibera con la maggioranza degli intervenuti che costituiscano la metà del valore dell’edificio, l’amministratore è tenuto ad attivare un sito internet che consenta ai condomini di consultare ed estrarre copia in formato digitale dei documenti previsti nella delibera assembleare. La modalità di diffusione dei contenuti sul sito deve rispondere ai requisiti di necessità e proporzionalità del trattamento, qualora vi siano contenuti che riguardano dati personali dei condomini.
Diritto di accesso ai propri dati ed altri diritti Ciascun condomino o chi vi abbia interesse (es.: il locatore) ha diritto di accedere esclusivamente ai dati che lo riguardano presentando domanda all’amministratore. Esso ha diritto a farsi aggiornare, rettificare o integrare i dati che lo riguardano o chiedere la trasformazione, il blocco o la cancellazione se trattati contro la legge.
Ulteriori chiarimenti
Il vademecum termina con alcune norme relative al trattamento dei dati personali che, nel caso in cui sia previsto da un obbligo di legge o sia necessario per adempiere ad obblighi contrattuali, viene effettuato senza il consenso degli interessati. Il consenso dell’interessato è, invece, necessario per comunicare i suoi dati personali a terzi. I comportamenti e le comunicazioni per finalità esclusivamente personali, che normalmente si instaurano tra vicini di casa, non ricadono, invece, sotto le norme previste dal Codice della privacy.
